Có cần chuẩn bị tài liệu hướng dẫn công việc dành cho người nước ngoài không?

Không có nghĩa vụ phải tạo mới tài liệu hướng dẫn dành cho người nước ngoài.

Tuy nhiên, để công việc diễn ra thuận lợi, việc “có các cách truyền đạt dễ hiểu” là rất quan trọng.
Chỉ cần một vài điều chỉnh nhỏ cũng có thể giúp nâng cao mức độ hiểu, từ đó góp phần cải thiện tỷ lệ gắn bó và năng suất.

【Trường hợp kỹ năng đặc định】
Kỹ năng đặc định là hình thức tuyển dụng dựa trên tiền đề là nhân sự có thể làm việc ngay, nhưng vẫn có trường hợp gặp khó khăn với các thuật ngữ chuyên môn đặc thù hoặc từ viết tắt tại hiện trường.

・Cách diễn đạt tránh sử dụng thuật ngữ chuyên môn
・Tài liệu hướng dẫn có sử dụng hình ảnh và video
・Chỉ thị bằng “tiếng Nhật dễ hiểu”
・Tài liệu hướng dẫn theo dạng danh sách kiểm tra
◎ Việc tăng cường thông tin trực quan sẽ giúp dễ hiểu hơn.

【Trường hợp thực tập sinh kỹ năng / Lao động đào tạo】
Do đây là hệ thống dựa trên tiền đề đào tạo, nên việc sắp xếp và trình bày rõ ràng quy trình công việc là rất quan trọng.

・Hướng dẫn có hình ảnh minh họa cho từng công đoạn làm việc
・Minh họa các khu vực nguy hiểm
・Bổ sung giải thích bằng ngôn ngữ mẹ đẻ khi cần thiết
・Xây dựng và hoàn thiện biểu mẫu ghi chép OJT
◎ Điểm quan trọng là thiết kế để có thể tiếp thu theo từng giai đoạn.

【Trường hợp Kỹ thuật - Tri thức nhân văn - Nghiệp vụ quốc tế (Kỹ thuật, Nhân văn, Quốc tế)】
Về nguyên tắc, người lao động sẽ được đối xử như nhân viên người Nhật, do đó không có nghĩa vụ tạo tài liệu hướng dẫn đặc biệt.
Tuy nhiên, việc quy định thành văn các nội dung như “nội quy công ty”, “quy trình công việc”, “tiêu chuẩn báo cáo - liên lạc - trao đổi” sẽ giúp dễ dàng phòng tránh các sai sót phát sinh do khác biệt về văn hóa.

Tại CROSSY GLOBAL.biz, chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống tiếp nhận nhân sự theo hình thức dễ áp dụng và triển khai hiệu quả tại nơi làm việc.